Anneke Duijts
Oudegoedstraat 154
7413 EK Deventer
    telefoon: 0570-620521
mobiel: 06-15004819
e-mail: anneke(at)duijts.nl

Welkom bij

Anneke Duijts

Effectiever communiceren

Bij effectieve communicatie gaat het er niet alleen om dat de ander begrijpt wat je zegt, maar er ook iets mee kan. Dat betekent dat je een heldere (unieke) boodschap moet hebben die ondersteund wordt door een logische gedachtegang die de ander kan volgen. Alleen dan kan een gesprek ontstaan over de (mogelijke) betekenis ervan voor de praktijk.

Mijn organisatie moet dit kunnen

Onze website moet qua inhoud volstrekt uniek zijn

Vaak is het al moeilijk om precies te bepalen wat je organisatie biedt en hoe de verschillende diensten en producten op elkaar aansluiten. Als je vervolgens op basis van deze informatie een website laat maken, is dat een intern verhaal: wij hebben besloten dat dit is wat we bieden. Als andere organisaties hetzelfde bieden, waarom zou de klant dan toch met jouw organisatie in zee willen?

Wanneer heeft een klant het gevoel dat het ‘klikt’? Vanwege de manier waarop met zijn of haar vraag wordt omgegaan. Om daarachter te komen, gaan we in op de overtuigingen die bij je mensen leven over het vak en alles daaromheen. Ik vraag daar stevig op door en op een gegeven moment ‘weten’ we wat jouw organisatie zo uniek maakt. We verbinden dat aan de klantvragen die je organisatie krijgt of die ze zou willen ontvangen. We voegen er ook cases aan toe. Op die manier ontstaat een website die qua inhoud onderscheidend is.

 

Met verschillende schrijvers één boek; kan dat?

Als je een boek in je eentje wil schrijven, kost dat heel veel energie. Vaak wordt dan besloten om het samen met anderen te doen die elk over een deel van de benodigde kennis beschikken. Het idee is dat vele handen licht werk maken. In de praktijk valt dat wat tegen. Het zijn lange trajecten, want iedere schrijver wil zijn eigen ideeën erin kwijt en dat gaat vaak ten koste van het geheel. Twee mogelijke uitkomsten; òf het boek komt er uiteindelijk niet òf het boek komt er wel maar het bestaat uit losse, zelfstandige delen, wat eigenlijk niet de bedoeling was.

Ieder verhaal, of het nu een artikel is of een boek, moet één duidelijke boodschap hebben. Die boodschap moet stevig onderbouwd zijn, en gericht zijn op doelgroep en doel. Als iedereen een andere boodschap heeft, wordt het boek nooit een geheel. Tijdens een bijeenkomst verzamelen we eerst de overtuigingen van ieder afzonderlijk op zijn of haar vakgebied en proberen dan een gemeenschappelijke noemer te vinden. Het is een boeiend proces waarbij ik ervoor zorg dat iedere schrijver met respect luistert naar de ander en het gezamenlijke doel voor ogen houdt. Eén van de schrijvers vat de boodschap en onderbouwing samen in een provisorische kafttekst voor het te schrijven boek. Pas als daar overeenstemming over is, stellen we een inhoudsopgave samen en verdelen de (schrijf)taken.

 

Van idee naar artikel is een (te) lange weg

Je weet dat er veel kennis en ervaring is bij de mensen in je organisatie. Maar ‘buiten’ weten ze dat nog niet voldoende. Om je organisatie beter te profileren, wil je dat er meer artikelen gepubliceerd worden! En die moeten vlot geschreven zijn en interesse wekken bij de lezer. Hoe krijg je dat voor elkaar?

De meeste mensen hebben fantastische ideeën in hun hoofd. Soms, vaak ‘s morgens bij het wakker worden, denken ze: “Dat ga ik doen!”. Om vervolgens weer over te gaan tot de orde van de dag. Het komt er dus gewoon niet van. Tijdens een ‘schrijfdag’ kunnen al die ideeën vorm krijgen. Ik begin met je mensen ‘los’ te maken zodat er een stroom van ideeën ontstaat. Ze maken zelf een keuze en werken die uit, al dan niet samen met collega’s. Ik help ze met het bepalen van de boodschap en de argumentatie daaronder. Als ze eenmaal aan het schrijven zijn, blijf ik ze prikkelen en stimuleren. De volgende dag wordt een redactieslag gemaakt.

 

Goed in je vak zijn, is vaak een belemmering bij het schrijven

Je medewerkers vinden het bedenken van oplossingen voor de klant heel leuk. Maar het opschrijven…. Zuchtend zetten ze zich achter hun PC en persen er weer een rapport uit. Of met die rapporten het vooraf bepaalde doel wordt bereikt? De ontvangers reageren nauwelijks. Zijn de stukken in een la verdwenen?

Het gaat om schrijvers die echt veel weten van hun vak. Diezelfde vakkennis kan een obstakel zijn. Afstand nemen van je eigen verhaal en dus van je eigen denkproces is moeilijk. Ik kan schrijvers helpen door ‘domme’ vragen te stellen, maar wel vanuit respect voor de kennis van de schrijvers. Ze beseffen dan dat ze denkstappen hebben overgeslagen. Vanuit een verdieping in de lezer en een focus op het doel bouwen we samen het verhaal opnieuw op. Pas als de verhaallijn goed voelt, wordt het rapport geschreven. Als mensen merken dat het resultaat dan wèl bij de lezer overkomt, gaan ze de volgende keer anders te werk.

 

Communicatie moet vooral efficiënt zijn

Je wilt als manager dat je mensen efficiënt werken. Ze mogen dus niet teveel tijd besteden aan rapporten, verslagen en e-mails die voor intern gebruik zijn. Het gaat er tenslotte niet om elkaar bezig te houden. Aan stukken die naar buiten gaan, mag soms wel wat meer aandacht besteed worden! Zitten ontvangers echt op die teksten te wachten?

Bestaand materiaal vormt de basis voor een workshop. Van te voren analyseer ik diverse soorten schrijfsels van verschillende mensen. Omdat ik ‘van buiten’ kom, kan ik daar ‘fris’ tegenaan kijken. Ik zie wanneer iets op een bepaalde manier op mij overkomt en plaats vraagtekens bij de effectiviteit en efficiëntie van de (interne en externe) communicatie. Tijdens de workshop zorg ik er in de eerste plaats voor dat mensen zich veilig voelen. Ze moeten immers openstaan voor de reacties van hun collega’s en van mij. We komen dan met elkaar in gesprek over de doelen die per stuk bij een bepaalde doelgroep bereikt moesten worden. Dan gaan we de stukken opnieuw bekijken en bepalen wat nodig is. Mensen worden zich ervan bewust dat het ook anders kan en moet.